Това обикновено е въпросът, който решава дали бенефитът ще бъде одобрен. Човешки ресурси го задават от името на служителите, а служителите от свое име: кой какво вижда. Тази статия отговаря и на двете.

Какво ни изпраща компанията

Три данни за служител: име, фамилия и адрес на електронна поща. Нищо друго.

Никакви идентификационни номера, никакви адреси, никаква здравна информация. Договорът изрично забранява на компанията да ни изпраща специални категории лични данни, както и данни за присъди или нарушения, освен ако не е отделно договорено писмено и с подходящи защитни мерки.

Какво вижда човешки ресурси

В бизнес профила администраторът вижда, за всеки служител: име, адрес на електронна поща, отпуснати кредити и изразходвани кредити.

Това е целият списък. Човешки ресурси не вижда броя посещения, нито датите, нито локациите, нито коя активност или категория е използвана.

Това е умишлено и е по важно, отколкото изглежда. Означава, че служител може да резервира психолог, нутриционист или масаж, без работодателят да може да види, че го е направил. Служителите, които се съмняват в това, не използват бенефита, така че това ограничение защитава вашето използване толкова, колкото и тяхната поверителност.

Чувствителни услуги

Резервирането на сесии с психолог през приложението включва данни за психично здраве, които са строго защитени от правилата за защита на личните данни. ФитКит ги обработва единствено за безопасно и ефективно записване и не съхранява никакви допълнителни данни за здравето на никого, нито за съдържанието на сесиите. Те никога не са видими за работодателя.

Кой за какво отговаря

Компанията и ФитКит действат като самостоятелни и независими администратори на данни. Това не е съвместно обработване:

• Компанията е администратор за избора на служителите, които влизат в програмата, и за управлението на отношенията си с тях.
• ФитКит е администратор за осигуряването и работата на приложението и платформата, управлението на потребителските профили, достъпа до активности, собствения си оперативен анализ и собствените си маркетинг дейности.

ФитКит действа като обработващ само когато компанията изрично, писмено, му възложи да обработи данни за цел, определена от компанията, например изготвяне на агрегиран или псевдонимизиран отчет за вътрешен анализ на компанията. Тази обработка следва правилата за отношението администратор и обработващ съгласно GDPR.

Какво е длъжна да направи компанията

Две задължения са на работодателя и двете лесно се изпълняват при стартирането:

• Да информира служителите, преди да използват приложението, че името и имейлът им се споделят с ФитКит, че ФитКит действа като независим администратор за определена обработка, включително собствен маркетинг, и къде се намира политиката за поверителност на ФитКит.
• Да не изпраща специални категории лични данни.

Комуникация със служителите

Оперативните и сервизните съобщения не изискват отделно съгласие: въпроси около профила и регистрацията, състояние на кредитите, потвърждения и напомняния за резервации, нови категории, градове или партньори, технически и свързани със сигурността известия, и анкети за удовлетвореност.

Маркетинг съобщенията са друго. За тях е необходимо отделно изрично съгласие, което ФитКит получава директно от служителя и което служителят може да оттегли по всяко време.

Инциденти, прехвърляне и съхранение

Всяка страна уведомява другата за всеки инцидент с лични данни, засягащ споделените данни, без ненужно забавяне и най късно в срок от 24 часа.

Когато служителите са в Европейския съюз или Европейското икономическо пространство, GDPR се прилага независимо от това къде се извършва обработката, а прехвърлянията извън ЕЕП се извършват със стандартни договорни клаузи, одобрени от Европейската комисия.

Личните данни се съхраняват толкова, колкото е необходимо за целите, описани в политиката за поверителност, и за законовите задължения. Служителите могат по всяко време директно при ФитКит да упражнят правата на достъп, коригиране, изтриване, ограничаване, възражение и преносимост.

Вашият служител по защита на данните ще иска да прочете източника, а не резюме. Поискайте от ФитКит частта за защита на личните данни от договора и политиката за поверителност за вашата държава, и ще ви изпратим и двете преди каквото и да е решение.