Αυτή είναι συνήθως η ερώτηση που κρίνει αν θα εγκριθεί μια παροχή. Το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού τη θέτει για λογαριασμό των εργαζομένων, και οι εργαζόμενοι για λογαριασμό τους: ποιος βλέπει τι. Αυτό το άρθρο απαντά και στα δύο.

Τι μας στέλνει η εταιρεία

Τρία στοιχεία ανά εργαζόμενο: όνομα, επώνυμο και διεύθυνση email. Τίποτα άλλο.

Κανένας αριθμός ταυτότητας, καμία διεύθυνση, κανένα στοιχείο υγείας. Η σύμβαση απαγορεύει ρητά στην εταιρεία να μας στέλνει ειδικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων, καθώς και δεδομένα σχετικά με ποινικές καταδίκες ή αδικήματα, εκτός αν συμφωνηθεί χωριστά εγγράφως και με κατάλληλες εγγυήσεις.

Τι βλέπει το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού

Στο εταιρικό προφίλ ο διαχειριστής βλέπει, ανά εργαζόμενο: όνομα, διεύθυνση email, credits που αποδόθηκαν και credits που ξοδεύτηκαν.

Αυτή είναι όλη η λίστα. Δεν βλέπει τον αριθμό επισκέψεων, ούτε τις ημερομηνίες, ούτε τα σημεία, ούτε ποια δραστηριότητα ή κατηγορία χρησιμοποιήθηκε.

Αυτό είναι σκόπιμο και μετράει περισσότερο απ' όσο φαίνεται. Σημαίνει ότι ένας εργαζόμενος μπορεί να κλείσει ψυχολόγο, διατροφολόγο ή μασάζ χωρίς ο εργοδότης να μπορεί να δει ότι το έκανε. Οι εργαζόμενοι που το αμφισβητούν δεν χρησιμοποιούν την παροχή, οπότε αυτός ο περιορισμός προστατεύει τη συμμετοχή σας όσο και την ιδιωτικότητά τους.

Ευαίσθητες υπηρεσίες

Η κράτηση συνεδριών ψυχολόγου μέσω της εφαρμογής περιλαμβάνει δεδομένα ψυχικής υγείας, τα οποία προστατεύονται αυστηρά από τη νομοθεσία προστασίας δεδομένων. Το FitKit τα επεξεργάζεται αποκλειστικά για ασφαλή και αποτελεσματικό προγραμματισμό και δεν διατηρεί κανένα επιπλέον στοιχείο για την υγεία κανενός ούτε για το περιεχόμενο των συνεδριών. Δεν είναι ποτέ ορατά στον εργοδότη.

Ποιος ευθύνεται για τι

Η εταιρεία και το FitKit ενεργούν ως αυτοτελείς και ανεξάρτητοι υπεύθυνοι επεξεργασίας. Δεν πρόκειται για κοινή επεξεργασία:

• Η εταιρεία είναι υπεύθυνη επεξεργασίας για την επιλογή των εργαζομένων που εντάσσονται στο πρόγραμμα και για τη διαχείριση της σχέσης της με αυτούς.
• Το FitKit είναι υπεύθυνο επεξεργασίας για την παροχή και λειτουργία της εφαρμογής και της πλατφόρμας, τη διαχείριση λογαριασμών, την πρόσβαση σε δραστηριότητες, τη δική του λειτουργική ανάλυση και τις δικές του ενέργειες μάρκετινγκ.

Το FitKit ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία μόνο όταν η εταιρεία του αναθέσει ρητά και εγγράφως να επεξεργαστεί δεδομένα για σκοπό που ορίζει η εταιρεία, για παράδειγμα τη σύνταξη συγκεντρωτικής ή ψευδωνυμοποιημένης αναφοράς για την εσωτερική της ανάλυση. Η επεξεργασία αυτή ακολουθεί τους κανόνες υπευθύνου προς εκτελούντα κατά τον GDPR.

Τι πρέπει να κάνει η εταιρεία

Δύο υποχρεώσεις ανήκουν στον εργοδότη και οι δύο εκπληρώνονται εύκολα κατά την εκκίνηση:

• Να ενημερώσει τους εργαζόμενους, πριν χρησιμοποιήσουν την εφαρμογή, ότι το όνομα και το email τους κοινοποιούνται στο FitKit, ότι το FitKit ενεργεί ως ανεξάρτητος υπεύθυνος επεξεργασίας για ορισμένες επεξεργασίες συμπεριλαμβανομένου του δικού του μάρκετινγκ, και πού βρίσκεται η Πολιτική Απορρήτου του FitKit.
• Να μην στέλνει ειδικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων.

Επικοινωνία με τους εργαζόμενους

Τα λειτουργικά και υπηρεσιακά μηνύματα δεν απαιτούν χωριστή συναίνεση: ζητήματα λογαριασμού και εγγραφής, υπόλοιπο credits, επιβεβαιώσεις και υπενθυμίσεις κρατήσεων, νέες κατηγορίες, πόλεις ή συνεργάτες, τεχνικές και σχετικές με την ασφάλεια ειδοποιήσεις, και έρευνες ικανοποίησης.

Τα μηνύματα μάρκετινγκ είναι διαφορετικά. Για αυτά απαιτείται χωριστή ρητή συναίνεση, την οποία το FitKit λαμβάνει απευθείας από τον εργαζόμενο και την οποία ο εργαζόμενος μπορεί να ανακαλέσει οποτεδήποτε.

Περιστατικά, μεταφορές και διατήρηση

Κάθε μέρος ενημερώνει το άλλο για κάθε περιστατικό παραβίασης προσωπικών δεδομένων που επηρεάζει κοινοποιημένα δεδομένα χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και εντός 24 ωρών το αργότερο.

Όταν οι εργαζόμενοι βρίσκονται στην Ευρωπαϊκή Ένωση ή τον ΕΟΧ, ο GDPR εφαρμόζεται ανεξάρτητα από το πού γίνεται η επεξεργασία, και οι μεταφορές εκτός ΕΟΧ γίνονται με τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες εγκεκριμένες από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

Τα προσωπικά δεδομένα διατηρούνται για όσο χρειάζεται για τους σκοπούς που περιγράφονται στην Πολιτική Απορρήτου και για τις νομικές υποχρεώσεις. Οι εργαζόμενοι μπορούν οποτεδήποτε να ασκήσουν απευθείας στο FitKit τα δικαιώματα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, εναντίωσης και φορητότητας.

Ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων σας θα θελήσει να διαβάσει την πηγή, όχι μια σύνοψη. Ζητήστε από το FitKit το μέρος της σύμβασης για την προστασία δεδομένων και την Πολιτική Απορρήτου για τη χώρα σας, και θα σας στείλουμε και τα δύο πριν από οποιαδήποτε απόφαση.