Najpogostejše vprašanje financ in nabave ni cena. Vprašanje je, kaj se zgodi, če to ne bo delovalo. Ta članek pokriva komercialni okvir okoli FitKita: k čemu se zavezujete, kako deluje izdajanje računov in kaj preveriti pri svojem računovodji.

K čemu se v resnici zavezujete

Pogodba je sklenjena za eno leto s samodejnim podaljšanjem. Vsaka stran jo lahko kadar koli odpove brez navedbe razloga, z 30 dnevnim odpovednim rokom, ne le ob koncu letnega obdobja, in brez pogodbene kazni.

Obstajata še dva izhoda. Vsaka stran lahko odpove takoj, če druga krši obveznosti in kršitve ne odpravi v treh dneh od poziva. In podjetje lahko odpove takoj, če aplikacija ne deluje več kot 24 ur iz razlogov na strani FitKita.

Ne glede na vse to podjetje samo vodi seznam zaposlenih in dodeljene limite v HR panelu. Limite lahko zmanjšate, zaposlene odstranite ali ugodnost povsem ustavite kadar koli, brez odpovedi pogodbe. Pogodba ureja predvsem cene, plačilne roke, obveznosti strank in prenos osebnih podatkov. Ni zaveza k fiksnemu obsegu.

Dve osnovi za obračun

To je najpomembnejša stvar, ki jo je treba urediti pred podpisom, saj vaš dejanski strošek spremeni bolj kot cena kredita. Katera osnova velja za vas, se določi v vaši pogodbi.

• Na dodeljeni kredit. Plačate za kredite, izdane zaposlenim v tem mesecu, ne glede na to, ali so bili porabljeni. Strošek je predvidljiv in je enak limitu, pomnoženemu s številom vključenih zaposlenih.
• Na porabljeni kredit, torej plačilo po uporabi. Limit je zgornja meja in ne nakup, zaračuna pa se le tisto, kar je porabljeno za zaključene prijave na lokaciji. Neporabljen limit se ne plača, zato lahko določite radodarno mejo, ne da bi jo plačali, mesečni račun pa se spreminja glede na uporabo.

V običajnem mesecu ostane približno polovica dodeljenih kreditov neporabljena, zato lahko obe osnovi data zelo različna računa za isti limit. Pred odločitvijo zahtevajte obe številki.

Ena praktična posledica osnove na dodeljeno: če zaposleni odide in seznama ne posodobite pravočasno, kredite, ki so mu bili že izdani, vseeno plačate. Posodobitev seznama pred prvim dnem meseca je najcenejši nadzor, ki ga imate.

Ali obstaja najmanjše število zaposlenih?

Ne. Za začetek ni določenega najmanjšega števila zaposlenih. Število zaposlenih lahko vpliva na ceno paketov, zato lahko večja skupina dobi drugačne cene, majhna ekipa pa ni izključena.

Kdaj vam je izdan račun

• Krediti. Račun se izda za nazaj, v tekočem mesecu za kredite prejšnjega meseca, običajno do 5. dne.
• Naročnine. Račun se izda na začetku meseca, saj je naročnina fiksen mesečni strošek.

Plačilni rok je običajno 15 dni od datuma izdaje. Do 30 dni je mogoče, kadar to zahtevajo vaše notranje politike in je dogovorjeno v pogodbi.

Računi se pošiljajo elektronsko v PDF na naslov, naveden v pogodbi, zato naj bo ta naslov ažuren.

DDV in ali ga lahko povrnete

Ali je DDV na računu FitKita odbiten, je odvisno od davčnih pravil v vaši državi ter od dejavnosti in statusa DDV vašega podjetja. Ti dve stvari se razlikujeta dovolj, da bi bil vsak splošen odgovor zavajajoč.

Tukaj vam ne bomo dali pavšalne trditve. Vprašajte svojega računovodjo ali vprašajte nas in posredovali vam bomo podatke o izdajanju računov za vašo državo in pravno osebo, da bo računovodja to lahko pravilno ocenil, preden se zavežete.

Kaj urediti pred podpisom

• Katera osnova za obračun velja, dodeljeni ali porabljeni krediti.
• Strošek na zaposlenega na mesec, najvišji mesečni strošek pri vašem številu zaposlenih in pričakovani strošek pri realni stopnji uporabe.
• Ali ste na kreditih ali na naročninah, saj to spremeni, kdaj vam je izdan račun.
• Plačilni rok.
• Kdo v vašem podjetju upravlja HR panel in vzdržuje seznam ažuren.
• Pogoje obdelave osebnih podatkov, ki so del pogodbe.

Želite pogoje izdajanja računov in pogodbo za svojo državo v pisni obliki pred odločitvijo? Zahtevajte jih pri FitKitu in poslali vam jih bomo brez kakršne koli obveznosti.