To je običajno vprašanje, ki odloči, ali bo ugodnost odobrena. Kadrovska služba ga postavi v imenu zaposlenih, zaposleni pa v svojem imenu: kdo kaj vidi. Ta članek odgovarja na oboje.

Kaj nam podjetje pošlje

Tri podatke na zaposlenega: ime, priimek in e poštni naslov. Nič drugega.

Nobenih identifikacijskih številk, nobenih naslovov, nobenih zdravstvenih podatkov. Pogodba podjetju izrecno prepoveduje pošiljanje posebnih vrst osebnih podatkov ter podatkov o kazenskih obsodbah ali prekrških, razen če je to posebej pisno dogovorjeno z ustreznimi zaščitnimi ukrepi.

Kaj vidi kadrovska služba

V poslovnem profilu skrbnik vidi, po zaposlenem: ime, e poštni naslov, dodeljene kredite in porabljene kredite.

To je celoten seznam. Kadrovska ne vidi števila obiskov, ne datumov, ne lokacij, niti katera aktivnost ali kategorija je bila uporabljena.

To je namerno in pomeni več, kot je videti. Pomeni, da lahko zaposleni rezervira psihologa, nutricionista ali masažo, ne da bi delodajalec videl, da je to storil. Zaposleni, ki v to dvomijo, ugodnosti ne uporabljajo, zato ta omejitev ščiti vašo stopnjo uporabe prav toliko kot njihovo zasebnost.

Občutljive storitve

Rezervacija seje s psihologom prek aplikacije vključuje podatke o duševnem zdravju, ki so strogo zaščiteni po predpisih o varstvu podatkov. FitKit jih obdeluje izključno za varno in učinkovito razporejanje in ne hrani nobenih dodatnih podatkov o zdravju kogar koli niti o vsebini sej. Delodajalcu niso nikoli vidni.

Kdo je za kaj odgovoren

Podjetje in FitKit delujeta kot samostojna in neodvisna upravljavca. To ni skupna obdelava:

• Podjetje je upravljavec za izbor zaposlenih, ki se vključijo v program ugodnosti, in za upravljanje odnosa z njimi.
• FitKit je upravljavec za zagotavljanje in delovanje aplikacije in platforme, upravljanje uporabniških računov, omogočanje dostopa do aktivnosti, lastno operativno analizo in lastne marketinške aktivnosti.

FitKit deluje kot obdelovalec le takrat, ko mu podjetje izrecno in pisno naroči obdelavo podatkov za namen, ki ga določi podjetje, na primer izdelavo agregiranega ali psevdonimiziranega poročila za notranjo analizo podjetja. Taka obdelava nato sledi pravilom razmerja med upravljavcem in obdelovalcem po GDPR.

Kaj mora storiti podjetje

Dve obveznosti sta na strani delodajalca in obe je ob uvedbi enostavno izpolniti:

• Zaposlenim pred uporabo aplikacije pojasniti, da se njihovo ime in e pošta delita s FitKitom, da FitKit za določene obdelave, vključno z lastnim marketingom, deluje kot neodvisen upravljavec, in kje najdejo politiko zasebnosti FitKita.
• Ne pošiljati posebnih vrst osebnih podatkov.

Komunikacija z zaposlenimi

Operativna in servisna sporočila ne zahtevajo ločenega soglasja: zadeve glede računa in registracije, stanje kreditov, potrditve in opomniki za rezervacije, nove kategorije, mesta ali partnerji, tehnična in varnostna obvestila ter ankete o zadovoljstvu s storitvijo.

Marketinška sporočila so drugo. Zanje je potrebno ločeno izrecno soglasje, ki ga FitKit pridobi neposredno od zaposlenega in ki ga zaposleni lahko kadar koli prekliče.

Incidenti, prenosi in hramba

Vsaka stran obvesti drugo o vsaki kršitvi varstva osebnih podatkov, ki zadeva deljene podatke, brez nepotrebnega odlašanja in najpozneje v 24 urah.

Kadar so zaposleni v Evropski uniji ali EGP, se GDPR uporablja neodvisno od tega, kje poteka obdelava, prenosi zunaj EGP pa potekajo na podlagi standardnih pogodbenih klavzul, ki jih je odobrila Evropska komisija.

Osebni podatki se hranijo toliko časa, kolikor je potrebno za namene, opisane v politiki zasebnosti, in za zakonske obveznosti. Zaposleni lahko kadar koli neposredno pri FitKitu uveljavljajo pravice do dostopa, popravka, izbrisa, omejitve, ugovora in prenosljivosti.

Vaš pooblaščenec za varstvo podatkov bo želel prebrati vir, ne povzetka. Pri FitKitu zahtevajte del pogodbe o varstvu osebnih podatkov in politiko zasebnosti za svojo državo, in poslali vam bomo oboje pred kakršno koli odločitvijo.